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Allgemein

Zweck des Programms

Das Abrechnungsprogramm, basierend auf MS-Access, berechnet die Kosten für die Carsharing-Nutzungen im Abrechnungszeitraum und erstellt eine Rechnung für jeden Teilnehmer. Es erfasst die gebuchten Zeiten aus dem Buchungssystem und die gefahrenen Kilometer aus dem Fahrtenbuch.
elkatoAbrechnung ist jedoch kein Buchführungsprogramm. Benzinquittungen und andere Belege sind nicht Bestandteil der Rechnung und werden deshalb in elkato-Abrechnung nicht erfasst (dies geschieht im Rahmen der Buchhaltung, für die zusätzlich ein Buchführungsprogramm benötigt wird - zu Buchhaltungsprogrammen (z.B. 'Lexware Buchhalter') ist eine Schnittstelle eingebaut.
Beiträge können wahlweise z.B. als Vereinsbeiträge (ideeller Bereich) über die Buchhaltung verbucht oder als Teilnehmerentgelte (umsatzsteuerpflichtig!) auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Zeiten

Aus elkatoBuchung werden alle Fahrten eines Abrechnungszeitraums (meist 1 Monat oder 1 Quartal) heruntergeladen und als Buchungsdatei gespeichert. Die BuchungsDatei ist eine Textdatei und kann auch in eine Tabellenkalkulation eingelesen werden.
In elkatoAbrechnung wird die Buchungsdatei eingelesen. Dann wird der Abrechnungszeitraum eingestellt (immer ganze Monate). Jetzt hat das Programm die gebuchten Zeiten zur Verfügung.

Kilometer

Die Kilometer-Angaben aus dem Fahrtenbuch müssen nun von Hand in das Programm eingegeben werden. Fehlende Buchungen können eingefügt werden. Es gibt eine Spalte für die gefahrenen Kilometer. Wahlweise können entweder der Kilometerstand nach der Fahrt oder die gefahrenen Kilometer eingeben werden. Die abhängigen Werte werden automatisch berechnet. Eine Prüffunktion hilft bei der Fehlersuche.

Eingaben

  • Alle Carsharing-Teilnehmer, eingeteilt in Kategorien
  • Alle Fahrzeuge und sonstige Ressourcen, eingeteilt in Kategorien
  • Kilometerangaben aus dem Fahrtenbuch (eintippen)
  • Buchungsdateien aus dem Internet-Buchungssystem elkatoBuchung (als Datei einlesen)

Ausgaben

  • Rechnungen bzw. Aufstellungen für die Teilnehmer drucken oder in PDF-Dateien speichern.
  • Teilnehmerliste Kurzformat für die Teilnehmer
  • Teilnehmerliste Langformat für den Vorstand
  • Export-Datei der Rechnungsdaten für die Buchhaltung (z.B. für Lexware)
  • Statistiken anzeigen

Auswertung

Es wird für jeden Teilnehmer eine Rechnung erstellt mit einer detaillierten Auflistung aller kostenpflichtigen Nutzungen mit den jeweiligen Zeit- und Kilometerkosten, sowie des Rechnungsbetrages ggfs. mit MWSt.. Für kostenfreie Nutzungen können einfache Aufstellungen erstellt werden. Diese Berichte können auf dem Bildschirm dargestellt, auf dem Drucker ausgedruckt oder für E-Mail-Versand als PDF-Dateien gespeichert werden.

Zwei Module

elkatoAbrechnung besteht aus zwei MS-Access-Datenbanken.
  • elkatoAbrechnung.mdb enthält die Benutzeroberfläche und das Programm sowie ein paar temporäre Tabellen.
  • elkatoDaten.mdb enthält die Stammdaten sowie alle Buchungen samt der eingegebenen Kilometerdaten.
Bei Programm-Updates wird elkatoAbrechnung durch eine neuere Version ersetzt, elkatoDaten bleibt erhalten.

Statistik

Die umfangreiche Statistik(Statistik) berechnet für Controlling-Zwecke eine Vielzahl von Daten über Teilnehmer und Ressourcen, die in Tabellenform ausgegeben werden und dadurch leicht in eine Tabellenkalkulation kopiert werden können. Außerdem können diese Tabellen nach verschiedenen Spalten sortiert werden.

Erweiterungen

elkato Abrechnung ist nicht geschützt. Es wird der komplette Quellcode ausgeliefert und die Anwender können das Programm nach Belieben für eigene Zwecke anpassen. Allerdings müssen diese Änderungen dann in neue Versionen auch wieder eingebaut werden - bei Programm-Updates bedeuted das u.U. Einiges an Arbeit.
Zusätzlich steht für eigene Erweiterungen Erweiterungsmodul zur Verfügung.

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