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Buchfuehrung

Schnittstelle zu einem Buchführungsprogramm

elkato-Abrechnung ist ausgelegt auf einen Datentransfer zum und vom Lexware Buchhalter, einem kommerziellen Buchführungsprogramm, das auch gut für die Buchhaltung von Vereinen oder kleineren Unternehmen geeignet ist. Wir verwenden das Produkt Lexware Buchhalter, aber diese Schnittstelle kann sicherlich auch von anderen Buchhaltungsprogrammen verwendet werden.

Beim Anklicken der Schaltfläche "Abrechnung berechnen und Transfer an Buchhaltung" wird pro Teilnehmer für alle angefallenen Entgelte eine Rechnung erstellt. Die Rechnungsdaten lassen sich in einer Datei "rechnungen.txt" im Installationsverzeichnis speichern, die dann in Lexware als Buchungssätze eingelesen werden kann. Damit erspart man sich das Buchen der Rechnungen im Buchführungsprogramm. Jede Zeile in der Datei entspricht einer gedruckten Rechnung.

Rechnungen.txt


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Die Datei "rechnungen.txt" enthält folgende Felder:

  • Belegdatum; Das Belegdatum ist immer der Tag nach dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums. Bei Monatsende=0 also der 01. des nächsten Monats, bei Monatsende=1 der letzte Tag des letzten Monats im Abrechnungszeitraum (z.B. 31.03.). Siehe Einstellungen.
  • Belegnummer; die Belegnummer, besteht aus
    • dem Jahr (2 Stellen)
    • der innerhalb eines Jahres fortlaufenden Nummer (4 oder mehr Stellen)
    • der Teilnehmernummer (4 Stellen)
  • Buchungstext; "Rechnung Carsharing Nr. " plus die Belegnummer mit Bindestrichen gegliedert.
  • Sollkonto; entspricht der TeilnehmerNummer
  • BuchungsbetragEURO;
  • Rechnungsnummer; wie Belegnummer, nur mit Bindestrichen gegliedert.
  • Feld1; frei definierbares Feld, einstellbar in Einstellungen
  • Feld2; frei definierbares Feld, einstellbar in Einstellungen
  • Feld3; frei definierbares Feld, einstellbar in Einstellungen

In die drei frei benutzbaren Felder Feld1 - Feld3 können zum Beispiel eingetragen werden:

  • Konto, für die Haben-Buchung der Rechnungsbeträge (Umsatzerlöse, Nutzungsentgelte carsharing)
  • Währungsfeld "EUR"

Import in Tabellenkalkulation

"rechnungen.txt" kann in jede Tabellenkalkulation importiert werden. Einstellungen für den Import:

  • Trennzeichen: Semikolon
  • Erst in der zweiten Zeile beginnen (die erste Zeile enthält die Feldnamen)
  • Kein Texterkennungszeichen (delimiter)
  • Manche Tabellenkalkulationen verlangen, dass die dritte Spalte als Text importiert wird.

Last edited Mar 14, 2016 at 5:10 PM by CMS_Jens, version 2