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Einstellungen

Die Einstellungen in der elkato.ini Datei werden beim Programmstart gelesen und mit Default Parameter ergänzt, falls Parameter fehlen oder gar die gesamte Datei fehlt. D.h. fehlende Einträge werden sofort sinnvoll ergänzt und müssen nicht mehr nachgepflegt werden, z.B. beim Update der Anwendung. Die Default Einstellungen können auch für einzelne Einträge wiederhergestellt werden, wenn man den betreffenden Parameter löscht. Er wird dann wieder mit dem Default Wert automatisch erzeugt.

Abrechnung

Abrechnungzeitraum

Hier können die exakten Grenzen des Abrechnungszeitraums eingestellt werden.

  • Endend im Abrechnungszeitraum (0)
  • Endend im Abrechnungszeitraum minus 1 Tag (1)
  • Beginnend im Abrechnungszeitraum (2)

Endend im Abrechnungszeitraum (0)

Angenommen, es soll das erste Quartal eines Jahres abgerechnet werden:
Es werden alle Buchungen einbezogen, die zwischen dem 01.01. 00:00 Uhr und dem 31.03. 23:59 enden.

Bei dieser Einstellung wird bei der Rechnung als Rechnungsdatum der 01. des dem Abrechnungszeitraum folgenden Monat ausgedruckt. Soll aber die Rechnung mit dem Datum des letzten Tages des Abrechnungszeitraumes (z.B. 31.03.) erstellt werden, so kann eine Buchung, die ggf. erst kurz vor Mitternacht endet, logischerweise nicht mehr enthalten sein - deshalb der Modus "Endend im Abrechnungszeitraum minus 1 Tag".

Hier ist der Abrechnungszeit um einen Tag zurück verschoben (Buchungen die am letzten Tag des Abrechnungszeitraums beginnen, bleiben außen vor, Dafür werden die Buchungen, die am letzten Tag des vorigen Abrechnungszeitraumes beginnen, mit eingezogen). Damit kann die Rechnung das Rechnungsdatum Ultimo des Abrechnungszeitraumes aufweisen, da zu diesem Zeitpunkt alle Rechnungsdaten bekannt sind (bzw. zumindest theoretisch bekannt sein können).

Endend im Abrechnungszeitraum minus 1 Tag (1)

Es werden alle Buchungen einbezogen, die zwischen dem 31.12. 00:00 Uhr und dem 30.03. 23:59 enden.

Beginnend im Abrechnungszeitraum (2)

Angenommen, es soll das erste Quartal eines Jahres abgerechnet werden:
Es werden alle Buchungen einbezogen, die zwischen dem 01.01. 00:00 Uhr und dem 31.03. 23:59 beginnen.

Bei dieser Einstellung tritt folgendes Problem auf: Angenommen, am 10.04. soll die Abrechnung für das 1. Quartal durchgeführt werden. Dabei würde eine Buchung vom z.B. 29.03. bis 15.04. zwar einbezogen (Buchungsbeginn vor dem 31.03. 23:59). Es können aber zu dieser Buchung noch keine Kilometer abgerechnet werden. Bei der Abrechnung des nächsten Quartals sind die Kilometer zu dieser Buchung zwar bekannt, aber sie wird nicht mehr berücksichtigt (Buchungsbeginn vor dem 01.04. 00:00).

Außerdem wäre jedes Rechnungsdatum vor dem 16.04. unlogisch.

Monate

Für welchen Zeitraum in Monaten soll die Abrechung erstellt werden? Beim Programmstart wird, abhängig vom aktuellen Datum der Abrechnungszeitraum voreingestellt.

  • 1 Monat. Beispiel: Heute ist der 10.04., Zeitraum = März.
  • 2 Monate. Beispiel: Heute ist der 10.04., Zeitraum = Februar bis einschließlich März.
  • Quartal. Beispiel: Heute ist der 05.05., Zeitraum = Januar bis einschließlich März.

Langstrecken-Tarifmodus

Beim Langstreckentarif kostet jeder gefahrene Kilometer bis einschließlich einer gewissen Grenze (z.B. 300km) einen Preis 1, darüber wird ein niedrigerer Preis 2 berechnet. Preis 1, Preis 2 und die Grenze werden in den Ressourcen-Kategorien eingestellt. Auf welche Weise der Langstreckentarif berechnet wird, und zwar für alle Ressourcen gleich, kann hier eingestellt werden.

  • Kein: Es ist kein Langstreckentarif vereinbart. Die Kilometerkosten sind immer die gleichen, unabhängig von der Fahrtstrecke.
  • Standard: Bis einschließlich der Grenze kosten die gefahrenen Kilometer den Preis 1. Alle Kilometer darüber kosten den Preis 2.
  • GAT: Bis einschließlich der Grenze kosten die gefahrenen Kilometer den Preis 1. Ist die Fahrtstrecke länger als die eingestellte Grenze, dann kosten alle gefahrenen Kilometer den Preis 2. Preis 1 spielt für diese Fahrt also keine Rolle mehr.
  • VAT: Bis einschließlich der Grenze kosten die gefahrenen Kilometer den Preis 1. Alle Kilometer darüber kosten den Preis 2. Aber nur bis 1000km. Ab 1001km beginnt das Ganze wieder mit Preis 1. Ab 1000km + Grenze gilt dann wieder Preis 2. Und so weiter.

Nachttarif

Ist ein Nachttarif vereinbart, dann gilt für einen gewissen Zeitraum in der Nacht ein anderer Zeitpreis. Der Zeitraum und der Zeitpreis für den Nachttarif werden in den Ressourcen-Kategorien eingestellt.

Tagespreis und Wochenpreis

Es können Pauschalpreise für einen ganzen Tag oder eine ganze Woche vereinbart werden. Bei der Abrechnung wird automatisch immer der günstigste Preis berechnet.

Wert eines Freikilometers

Wenn Mitglieder Arbeiten für den Verein übernehmen, dann können sie dafür nicht mit Geld entlohnt werden. Statt dessen bekommen sie Bonuspunkte, die in Euro umgerechnet, vom Rechnungsbetrag abgezogen werden. Siehe Frei-Kilometer.

MWSt-Satz

In dieses Feld wird der Mehrwertsteuersatz in Prozent eingetragen (derzeit 7 oder 19). Der Wert "0" gibt an, dass die Abrechnungen ohne Ausweisung der Mehrwertsteuer gedruckt werden. Jeder andere (positive) Wert wird als Mehrwertsteuersatz interpretiert und die Mehrwertsteuer wird ausgewiesen.

Spalte "gefahrene Kilometer" im Fahrtenbuch

Wenn das Fahrtenbuch über eine Spalte "gefahrene Kilometer" verfügt, dann kann die Eingabe der Kilometer vereinfacht werden. Mehr dazu auf der Seite Kilometer eintragen.

Rechnungen.txt

Feld1, Feld2 und Feld3 sind frei benutzbare Felder in der Datei Rechnungen.txt. Mehr dazu unter Buchführung.

Beschriftungen

Siehe auch Ausdrucke

Absender

Oben links auf dem Rechnungsausdruck befindet sich das Adressfeld für Fensterkuverts. Die Adressen werden automatisch aus der Datenbank erzeugt. Darüber ist in kleiner Schrift ein Absenderfeld eingebaut. Dessen Text kann im Feld "Absender" eingestellt werden.

Logo

Oben rechts befindet sich das Logo der CSO. Damit dieses mit gedruckt wird, muss die gelieferte Datei logo.jpg durch eine Datei gleichen Namens mit dem CSO-Logo ersetzt werden. logo.jpg muss im Installationsverzeichnis abgelegt sein.

Kopf

Unterhalb des Logos befinden sich zwei Zeilen, in die z.B. der Name der CSO eingetragen werden kann (Kopf 1 und Kopf 2)

Fuß

Ganz unten auf der letzten Seite jeder Rechnung werden zwei Fußzeilen gedruckt. Dort kann z.B. die Bankverbindung eingetragen werden.

Teilnehmerliste

Das Programm druckt zweierlei Teilnehmerlisten. Eine vollständige für den Vorstand und eine verkürzte für die Mitglieder.

Am Ende der Teilnehmerliste für die Mitglieder werden fünf Zeilen gedruckt mit

  • der Web-Adresse der CSO,
  • der E-Mail-Adresse der CSO
  • der Bankverbindung (Konto, Bank, BLZ)

Öffentliche 

Wenn in den Emails automatisch auch die abgerechneten Karten erscheinen sollen, werden diese als "PS:" mit angehängt. Hier kann der Satz bestimmt werden, der unter "PS:" steht. Ein Beispiel:

"PS: Bitte überweisen Sie zusätzlich [Preis] € ([Karten] Karte/n), um ihr Konto für öffentliche Verkehrsmittel zu begleichen. Vielen Dank."

Hierbei können die Variablen [Preis] und [Karten] verwendet werden, damit die Abrechnungsdaten automatisch ergänzt werden können.

Last edited Oct 2, 2016 at 10:13 AM by ckohrt, version 8