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Abrechnungen

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Bedienung

 

Generell gilt, dass vor der Abrechnung auch Daten vorhanden sein müssen.

"E-Mail"

Die Beschriftung der Schaltflächen ist etwas missverständlich, elkatoAbrechnung verschickt keine Mails, das Programm erzeugt lediglich PDF-Dateien, die im Dateinamen den (Login-)Namen des Mitglieds enthalten. Das Verschicken muss mit einem E-Mail-Programm außerhalb von elkato erledigt werden.

Nachdem die Abrechnung berechnet ist, können die Rechnungen und Aufstellungen für die Mitglieder ausgegeben werden. Die Ausgabe kann auf dem Bildschirm ("Ansehen"), auf dem Drucker ("Drucken") oder in PDF-Dateien ("Mailen") erfolgen.

Sowohl bei Abrechnungen als auch bei Aufstellungen wird eine Liste der Mitglieder angezeigt. In der Spalte "Auswahl" ist markiert, welche Mitglieder Ausdrucke bzw. PDFs erhalten.

Die Markierungen werden über die vier Schaltflächen auf der linken Seite gesteuert:

  • Alle Mitglieder markieren, die eine Rechnung (oder Aufstellung) erhalten, egal ob ausgedruckt oder per E-Mail. Das ist die Grundeinstellung, wenn das Fenster geöffnet wird.
  • Auswahl f. Druck markiert nur diejenigen Mitglieder, die ihre Rechnungen in Papierform erhalten.
  • Auswahl f. E-Mail markiert nur diejenigen Mitglieder, die ihre Rechnungen im PDF-Format per Mail erhalten. Das ist das Feld Per E-Mail bei den Teilnehmern.
  • Keine löscht alle Markierungen.

Auf der rechten Seite lösen die drei Schaltflächen

  • Ansehen
  • Drucken
  • Mailen

die Ausgabe aus. Es werden diejenigen Rechnungen ausgegeben, die in der Spalte "Auswahl" markiert sind. Normalerweise wählt man "Auswahl f. Druck" und löst dann den Ausdruck mit "Drucken" aus. Dann wählt man "Auswahl f. E-Mail" und löst das Erzeugen der PDFs mit "Mailen" aus. Die Funktion "Ansehen" dient zur Kontrolle.

Unten wird die Anzahl der Markierungen in der Spalte "Auswahl" angezeigt.

Auf den Rechnungen ist normalerweise jede zweite Zeile grau hinterlegt (schattiert). Das erleichtert das Lesen. Mit der Schaltfläche ganz unten ist dies abschaltbar.

Drucken

Der Ausdruck erfolgt immer auf dem Standard-Drucker.

Mailen

Beim Start des Programms wird - falls nicht schon vorhanden - automatisch im Installationsverzeichnis ein Unterverzeichnis ./pdfs angelegt. In diesem Unterverzeichnis werden die PDF-Dateien gespeichert. Die Namen der PDF-Dateien sehen so aus:

 MUSTERMANN_0709-11_abrechnung
      |      |   |     |
      |      |   |     aufstellung oder abrechnung
      |      |   Jahreszahl, zweistellig
      |      Abrechnungszeitraum, Monate 07 bis 09
      Login-Name des Mitglieds

Außerdem wird noch eine Datei __ALLE_0709-11_abrechnung (bzw. aufstellung) erzeugt. Diese enthält alle Abrechnungen bzw. Aufstellungen, die beim letzten Anklicken der Schaltfläche "Mailen" erzeugt wurden.

Die Ausgabe in PDF-Dateien kann nur durch (anhaltendes) Drücken der F11-Taste auf der Tastatur gestoppt werden.

 

Last edited Oct 2, 2016 at 11:33 AM by ckohrt, version 6